股东查账时需要注意以下几个方面:
股东应首先向公司提出书面申请,要求查阅公司的会计账簿。在申请书中,股东需要明确说明查账的目的、会计账簿的起止日期等,这是行使股东知情权的第一步,也是法律规定的必要程序。
公司在收到股东的书面申请后,应当在合理期限内(通常为十五日内)给予答复。如果公司同意查账请求,那么股东可以按照公司的安排进行查阅。如果公司拒绝查账请求,那么股东可以采取进一步的法律措施。
股东可以要求查阅公司会计账簿、会计凭证。股东要求查阅公司会计账簿、会计凭证的,应当向公司提出书面请求,说明目的。查账范围包括总账、分类账、明细账、日记账和其他辅助性账簿。需要注意的是,股东仅可以查阅,而不能通过摄影、拍照、复印等方式拷贝复制,但法律准许查阅并复制公司章程、股东会会议记录、董事会会议决议、监事会会议决议和财务会计报告。
股东的查账目的必须合法且明确,不得滥用查账权损害公司的合法权益。如果公司有合理根据认为股东查阅会计账簿有不正当目的,可能损害公司合法利益的,可以拒绝提供查阅,并应当自股东提出书面请求之日起十五日内书面答复股东并说明理由。
如果公司拒绝查账请求或收到书面请求后15日内未给出答复,股东可以向法院起诉要求查账。在起诉状中,股东应明确查阅的会计账簿的种类、年份等,并准备好证明查账目的正当的资料、查账申请书、邮寄凭证、公司的签收凭证、公司的书面拒绝通知等证据。
股东查账应当遵循“快速处理”的原则,尤其是在公司经营中,纯粹为了了解公司运营情况的查账,公司应当积极配合。
对于涉及敏感财务信息或数据的情况,公司可以拒绝提供查阅,并需要说明理由。
公司内部治理越规范,股东查账的需求越容易得到满足。如果公司内部治理不规范,股东查账可能成为揭露问题的手段。
综上所述,股东在查账过程中应当注意提出明确的书面申请,遵循合法且明确的目的,注意查账范围和方式,并在必要时通过法律途径维护自己的权益。